Il sistema di Management dei documenti o, più semplicemente, la gestione documentale di un’azienda è l’utilizzo di un sistema informatico e di un software semplice e funzionale per archiviare, consultare, gestire e tracciare tutti i documenti elettronici e le immagini elettroniche di informazioni cartacee (copie elettroniche di documenti fisici) acquisite mediante scanner.
La gestione dei documenti tramite software gestionali per aziende è il modo più valido per migliorare significativamente le prestazioni aziendali e la competitività sul mercato . Si parte dalla semplice archiviazione dei dati, che fornisce una base concreta, oggettiva e precisa dello stato di fatto dell’azienda, in modo da conoscere a fondo le dinamiche aziendali, i difetti e le potenzialità e, di conseguenza, agire strategicamente sulle scelte future dell’azienda. Con l’utilizzo della gestione documentale elettronica, ogni singolo dato o documento assume un valore che testimonia il corretto funzionamento dei processi aziendali.
La gestione documentale, intesa come software con controlla e organizza i documenti all’interno di un complesso sistema aziendale, incorpora l’acquisizione di documenti, di contenuti importanti, del flusso di lavoro e di tutte le informazioni relative alla funzionalità dei processi produttivi.
I software per la gestione documentale hanno un grande potere: in poche parole, rendono “intelligente” ogni dato che viene archiviato all’interno delle cartelle elettroniche. I dati archiviati sono selezionati accuratamente per categoria di lavoro, tipologia di documento su scala gerarchica.
La particolarità dei software gestionali è quella di poter consultare con estrema facilità l’archivio dati, grazie ad una serie di categorie apribili a cascata, selezionati gerarchicamente, che snellisce e facilita la visuale e rende intuitivo l’utilizzo del programma di controllo dei dati. Facilità di archiviazione, facilità di lettura, facilità di elaborazione dei dati comportano una maggiore facilità di agire, con un enorme vantaggio: il tempo sulle altre aziende concorrenti sul mercato, a parità di qualità e merci.
Alcune delle funzionalità chiave nella gestione dei documenti tramite software specifici includono:
La gestione documentale elettronica fornisce anche la realizzazione di possibili strategie, grazie ad un’analisi matematica dei processi aziendali, basata sui dati acquisiti, fornita dal software gestionale. I sistemi di gestione di oggi variano di dimensione e portata, da piccoli sistemi controllati da un solo operatore fino a sistemi gestiti da configurazioni aziendali complesse e dotate di decine, centinaia di utenti.