gestione documentale
gestione documentale

Cos'è la gestione documentale?

Il sistema di Management dei documenti o, più semplicemente, la gestione documentale di un’azienda è l’utilizzo di un sistema informatico e di un software semplice e funzionale per archiviare, consultare, gestire e tracciare tutti i documenti elettronici e le immagini elettroniche di informazioni cartacee (copie elettroniche di documenti fisici) acquisite mediante scanner.

La gestione dei documenti tramite software gestionali per aziende è il modo più valido per migliorare significativamente le prestazioni aziendali e la competitività sul mercato . Si parte dalla semplice archiviazione dei dati, che fornisce una base concreta, oggettiva e precisa dello stato di fatto dell’azienda, in modo da conoscere a fondo le dinamiche aziendali, i difetti e le potenzialità e, di conseguenza, agire strategicamente sulle scelte future dell’azienda. Con l’utilizzo della gestione documentale elettronica, ogni singolo dato o documento assume un valore che testimonia il corretto funzionamento dei processi aziendali.

La gestione documentale, intesa come software con controlla e organizza i documenti all’interno di un complesso sistema aziendale, incorpora l’acquisizione di documenti, di contenuti importanti, del flusso di lavoro e di tutte le informazioni relative alla funzionalità dei processi produttivi.

Quali sono i vantaggi dei software per la gestione documentale?

I software per la gestione documentale hanno un grande potere: in poche parole, rendono “intelligente” ogni dato che viene archiviato all’interno delle cartelle elettroniche. I dati archiviati sono selezionati accuratamente per categoria di lavoro, tipologia di documento su scala gerarchica.

La particolarità dei software gestionali è quella di poter consultare con estrema facilità l’archivio dati, grazie ad una serie di categorie apribili a cascata, selezionati gerarchicamente, che snellisce e facilita la visuale e rende intuitivo l’utilizzo del programma di controllo dei dati. Facilità di archiviazione, facilità di lettura, facilità di elaborazione dei dati comportano una maggiore facilità di agire, con un enorme vantaggio: il tempo sulle altre aziende concorrenti sul mercato, a parità di qualità e merci.

Quali funzioni sono incluse nei software gestionali di archivio dati?

Alcune delle funzionalità chiave nella gestione dei documenti tramite software specifici includono:

  • Il blocco di aggiunta/rimozione dati modificati, cioè la capacità di bloccare un’azione di modifica simultanea dello stesso documento, in modo che le modifiche di una persona non sovrascrivano quelle di altre su una versione precedente del documento.
  • Controllo della versione dei dati, in modo che tutte le schede documentali possano essere salvate in tutte le versioni precedenti alle ultime modifiche apportate.
  • Funzione di ripristino documento, nel caso sia stata erroneamente modificata una versione giusta del documento.
  • Percorso di controllo dati, che consente di ricostruire la storia di ogni singolo documento, le informazioni relative alle modifiche e agli autori delle modifiche, al fine di rendere preciso e affidabile il controllo dei dati.
  • Annotazioni relative a specifici documenti.

La gestione documentale elettronica fornisce anche la realizzazione di possibili strategie, grazie ad un’analisi matematica dei processi aziendali, basata sui dati acquisiti, fornita dal software gestionale. I sistemi di gestione di oggi variano di dimensione e portata, da piccoli sistemi controllati da un solo operatore fino a sistemi gestiti da configurazioni aziendali complesse e dotate di decine, centinaia di utenti.


Blueconsultants.it è un blog italiano gratuito, REGISTRATI GRATUITAMENTE!