Tra fatture, ricevute di pagamento, ticket, bolle di trasporto, pratiche, contratti, titoli di viaggio, documenti di archivio, cedolini e quant’altro, la gestione di un’azienda prevede la produzione di una miriade di documenti cartacei relativi ai processi logistici, amministrativi e commerciali. Aziende private, liberi professionisti ed enti pubblici è opportuno che si orientino verso processi di digitalizzazione dei documenti, nel rispetto dei dispositivi di legge.
In particolar mondo, l’ipotesi di poter ridurre i costi di gestione risulta estremamente allettante. Le tecnologie informatiche avanzate offrono la massima resa con una minima spesa, garantendo una maggiore efficienza ed un notevole risparmio sui costi di gestione. Il processo di digitalizzazione delle procedure di archiviazione offre indubbi vantaggi ad aziende, professionisti, uffici giudiziari ed enti pubblici, che hanno l’opportunità di abbattere i costi della carta, dell’inchiostro e della corrente elettrica, ed eliminare o quantomeno ridurre le spese relative agli spazi da dedicare alla conservazione fisica dei documenti da porre in archivio, che, per legge, vanno conservati per molti anni sia per obblighi normativi che per obblighi di compliance aziendali.
Non è raro che le aziende, per mancanza di spazio, debbano ricorrere all’affitto di appositi magazzini da destinare all’archivio dei documenti cartacei, o che liberi professionisti utilizzino il proprio garage per il deposito della contabilità. Oltre a ciò, la compilazione, trascrizione, stampa e vidimazione dei documenti sono attività che, oltre a richiedere molto tempo, sono soggette ad un rischio di errore decisamente elevato.
La pervasività del cloud computing avrà un forte impatto sulle soluzioni e le procedure di gestione dei documenti. Ormai una realtà da diversi anni, il cloud oggi assume un ruolo molto importante per la conservazione dei documenti digitali che, per legge, devono essere custoditi e conservati nel tempo. L’accessibilità in qualsiasi momento via internet da PC o da qualsiasi tipo di dispositivo mobile collega, inoltre, il tema del document management con quello dello smart working e, soprattutto, della sicurezza.